Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

VOLENTUM steht für Professionalität und Kompetenz im HR-Bereich. Mit vielen Jahren Tätigkeit als Personalverantwortliche und Personalberater können Volentarier*innen – fest angestellte Berater*innen sowie selbstständigen Executive-Partner*innen – auf einen reichhaltigen Fundus an theoretischem Wissen, praktischen Erfahrungen sowie umfassender Expertise zurückgreifen. VOLENTUM unterstützt erfolgreiche Unternehmen bei der Lösung Ihrer individuellen personellen Herausforderung mit der jeweils idealen Besetzung. Nachhaltig. Garantiert. Ausgezeichnet.

Unser Mandant ist ein geschichtsträchtiger Interessenverband der verbandlichen Wasserwirtschaft, der über jahrzehntelange Erfahrung im Bereich der integrativen Wasserwirtschaft verfügt und heute aus knapp 1.000 Mitgliedsverbänden besteht. Diese wirken in den Bereichen Gewässerunterhaltung, Küstenschutz, Hochwasserschutz im Binnenland, Beregnung sowie Trinkwasserversorgung und Abwasserbeseitigung im ländlichen Raum in den Bundesländern Bremen, Niedersachsen und Sachsen-Anhalt. Auch auf Bundesebene hat unser Klient entscheidenden Einfluss.

Stellenbeschreibung:

• Ihre Hauptaufgabe besteht in der vollumfänglichen Unterstützung von Geschäftsführung und Präsidium unseres Mandanten. Sie koordinieren telefonische, digitale und persönliche Termine und bereiten diese teilweise inhaltlich mit vor und nach. Daneben liefern Sie den Rahmen für ein gutes Gelingen der jeweiligen Zusammenkunft (Organisation Räumlichkeiten, Catering,…).
  
• Das Erstellen von Unterlagen – sei es für einzelne Meetings und Termine oder auch für gesamte Tagungen – liegt in Ihrer Hand. Dabei arbeiten Sie vertrauensvoll nicht nur mit Geschäftsführung und Präsidium, sondern auch mit den Beschäftigten der Geschäftsstelle, also Ihren Kolleg*innen, sowie den Ansprechpartner*innen bei den Mitgliedsverbänden zusammen.
  
• Im Tagesgeschäft obliegt Ihnen die Aktenverwaltung, weiterhin das Verfassen von Protokollen.
  
• Sie wirken bei der Mitgliederverwaltung mit, arbeiten auch im digitalen Dokumentenmanagement-System und begleiten die Einführung einer neuen Mitgliederdatenbank.
  
• Kurzum: Durch Ihr Wirken ist die Funktionsfähigkeit der Geschäftsstelle überhaupt erst gewährleistet.
  
• In dieser Funktion berichten Sie direkt an die Geschäftsführung unseres Mandanten.

Besondere Anforderungen:

• Für diese spannende Aufgabe bringen Sie idealerweise eine geeignete kaufmännische Ausbildung mit (Kauffmann/-frau für Büromanagement bzw. Bürokaufmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau, Rechtsanwalts-und Notarfachangestellte(r) etc.). Am besten haben Sie auch gleich mindestens erste Erfahrung innerhalb einer vergleichbaren Position im Gepäck.
  
• Viel wichtiger noch als jedweder Ausbildungshintergrund und Praxiserfahrung ist Ihr grundsätzlich anpackendes und ganzheitlich denkendes Wesen und Ihre Einstellung zur Arbeit: Mit Weitblick und Offenheit gehen Sie an die Themen heran, binden Ihre internen und externen Ansprechpartner*innen zielgerichtet ein. Immer gilt die Devise: Freundlichkeit öffnet Türen – und Erfolg gibt Recht.
  
• Auch wenn Sie aus einer besonderen Rolle heraus agieren (enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Verbandspräsidium) sprechen Sie mit all Ihren Kontakten auf Augenhöhe. Sie wissen um die Bedeutung von Verlässlichkeit und Klarheit in der Kommunikation.
  
• Kolleg*innen und Vorgesetzte beschreiben Sie als strukturierten Macher (m/w/d) mit Hands-on-Mentalität, der aus der Mischung von Projektarbeit und Tagesgeschäft in der Geschäftsstelle seinen Erfolg generiert.
  
• Der routinierte Umgang mit MS Office sowie verschiedener Konferenzsoftware ist für Sie selbstverständlich. Auch mit PowerPoint und Word können Sie souverän umgehen.
  
• Verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache setzen wir voraus.

Was wir bieten:

• Neben einer abwechslungsreichen, herausfordernden und verantwortungsvollen Aufgabe in einem motivierten Team bietet Ihnen unser Mandant eine attraktive Vergütung und dazu die Anlehnung des Arbeitsverhältnisses an den TVÖD (Tarifvertrag öffentlicher Dienst) mit den damit einhergehenden Benefits.
  
• Es erwartet Sie ein professionelles Arbeitsumfeld und eine echte Aufgabe mit Sinn – Sie treffen auf ideale Voraussetzungen, um lange Zeit Freude an dieser beruflichen Herausforderung zu haben.
  
• 30 Tage Urlaub sind neben attraktiven Sozialleistungen (u.a. Zusatzversorgung und Jahressonderzahlungen) selbstverständlich für unseren Mandanten.
  
• Nach Einarbeitung kann ein Teil der Arbeitszeit in Absprache im Home-Office abgeleistet werden.
  
• Hinterlassen Sie Ihren Fußabdruck in der Geschichte dieses VOLENTUM-Mandanten.

Kontakt

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Marius Hebig (+49 (0) 531 389 4323) gerne zur Verfügung.